12 jaar duurzame samenwerking met Maison Management

“De manier waarop beleggingsafrekeningen gemaakt worden kom je niet snel bij een ander tegen, Omniboxx heeft daarvoor een goede tool en deze werkt erg fijn!”

– Wouter Veldink, oprichter Maison Management

In de wereld van vastgoedbeheer zijn efficiëntie en nauwkeurigheid van cruciaal belang voor het succes van de organisatie. Dit geldt ook voor Maison Management, een bedrijf dat zich al 15 jaar toelegt op het beheren van vastgoed. Maison Management worstelde met verouderde systemen en inefficiënte processen die meer in de weg leken te zitten dan te helpen. Wouter Veldink, oprichter van Maison Management, ging op zoek naar een passend vastgoed management systeem die betalingen goed kon verwerken, dit op de juiste manier kon afrekenen richting de belegger en waarmee ze reparatieverzoeken goed konden monitoren en opvolgen.

Op zoek naar geschikte software voor vastgoedbeheer

In de begindagen van Maison Management was het beheer van vastgoed een handmatige en tijdrovende taak. Waar ze in beginsel vooral de particuliere belegger als klantengroep met een portefeuille van ongeveer 80 woningen bedienden, was het noodzakelijk om betalingen te verwerken, klachten snel af te handelen en financiële zaken goed te beheren. Al snel groeide Maison Management uit tot een one-stop-shop voor de vastgoedbeheerder met meerdere objecten welke nu soms al 80 verhuurbare eenheden per object hebben. Het vinden van geschikte software leek een grote uitdaging en het vastgoedbeheer was een tijdrovende klus.

Omniboxx als beste uit de test

Omniboxx bood in 2012 een revolutionaire oplossing voor Maison Management. Met een webbased platform en geavanceerde functies zoals online afrekeningen en storingsmeldingen, was Omniboxx veel verder dan concurrerende vastgoedbeheer software pakketten. Wat begon als een zoektocht naar betere betalingsverwerking en monitoring en opvolging van reparatieverzoeken, groeide uit tot een fijne samenwerking die Maison Management hielp om alle vastgoedprocessen te stroomlijnen en de efficiëntie van het beheer te verhogen.

Het contact met Jan Jaap, oprichter van Omniboxx, is iets wat volgens Wouter Veldink niet onbenoemd mag blijven. “Jan Jaap denkt qua ontwikkeling van zaken heel veel stappen vooruit. Hij stelt de juiste vragen over wat je wilt bereiken en denkt hierin mee om een goede oplossing binnen de software te vinden. Daarbij is hij altijd op de hoogte van alle ontwikkelingen qua regelgeving in vastgoed om hier handig op in te spelen.”

Naarmate de tijd verstreek, evolueerde ook Maison Management. Met een toenemende focus op naleving van regelgeving en diepere betrokkenheid bij investeerders, verlegde Maison Management haar focus van de particuliere belegger naar asset management voor de professionele belegger. Deze verandering bracht nieuwe uitdagingen met zich mee: onder andere het afrekenen van servicekosten, lange termijnvisie en verduurzaming van woningen. Door de veranderende klantgroep van Maison Management, werden er in de loop van de tijd steeds meer modules afgenomen. Wouter Veldink: “Inmiddels werkt de verhuurafdeling met de software van Omniboxx, maar ook de financiële afdeling, het technisch beheer en onze accountmanagers. Totaal zijn er 16 gebruikers die met Omniboxx werken”.

Implementatietraject

Als we vragen naar hoe het implementatieproces is verlopen, vertelt Wouter het volgende: “De implementatie van de software ging stap voor stap. Iedere week werd er een stuk van het programma opengezet, waardoor je geleidelijk bekend raakt met de software. De implementatietrainingen zijn kort maar erg doeltreffend, waarbij samen gekeken wordt of er op de juiste manier met de software wordt gewerkt. Er wordt op de juiste volgorde geprioriteerd en wanneer iets geïmplementeerd wordt is het altijd een verbetering!

Automatisch factureren en sneller betalingen binnen

Bij de facturatie scheelt het aanzienlijk veel tijd, al is het al wel even geleden dat Maison Management handmatig facturen heeft opgesteld. Voor 1 afrekening richting de belegger waren ze vroeger zeker 2 uur bezig. Dit is nu maximaal 5 minuten. Sinds kort zijn ze bij Maison Management ook overgegaan op iDeal in plaats van een eigen derdengelden rekening in het verhuurproces. Dit werkt ook een stuk efficiënter.

Wouter: “Met de hulp van Omniboxx hebben we de betalingsprocessen perfect in orde gemaakt. Over het algemeen zijn het vaak dezelfde huurders die niet of niet op tijd betalen, dat kan je snel en overzichtelijk zien. Door het gebruik van iDeal is de drempel om over te gaan tot betaling lager en kunnen huurders geen fout maken in het bedrag. Tussen het handmatig controleren van de betalingen en handmatig verzenden van de herinnering zit een wereld van verschil. Dit was in het verleden een struikelblok, zeker na huurverhogingen. Het was toen een dagtaak om de huurbedragen tot achter de komma te controleren.”

Sneller storingen opvolgen

Daarnaast wordt er veel tijd bespaard bij storingen die Maison Management snel opvolging kan geven door middel van de storingsportal. De grootste tijdswinst zit hem met name bij de beleggersafrekeningen. “De manier waarop beleggingsafrekeningen gemaakt worden kom je niet snel bij een ander tegen, Omniboxx heeft daarvoor een goede tool en deze werkt erg fijn! Onze medewerker op financiën gebruikt Omniboxx het meest en had dat ook binnen no-time door.”

Samenwerking met Omniboxx

Volgens Wouter is de samenwerking met Omniboxx niet alleen productief, maar ook plezierig. Nu, jaren na de eerste kennismaking, blijft Maison Management een loyale klant van Omniboxx. “Het implementatieproces verliep gestaag en efficiënt, met regelmatige updates en ondersteuning van het team van Omniboxx. Vanaf dag 1 werk ik met Omniboxx en zie ik wat voor ontwikkeling het product heeft gemaakt en nog steeds doormaakt. Hierdoor heeft Maison Management niet alleen tijd kunnen besparen, maar ook de kwaliteit van haar dienstverlening verbeterd, waardoor het bedrijf zich kan onderscheiden in de competitieve vastgoedmarkt. “Dankzij de mogelijkheid om alles in één vastgoed management systeem te integreren hebben we een enorme efficiëntieslag kunnen maken” vertelt Wouter.