GARBE vermindert menselijke fouten met property management systeem

“Omniboxx heeft onze operationele processen getransformeerd en ons geholpen om aanzienlijk efficiënter te werken en daarmee besparingen te realiseren. Hun focus op klanttevredenheid en intentie tot continue verbetering heeft onze verwachtingen overtroffen.”

– GARBE

Van handmatige processen naar property management systeem

Als vastgoedbeheerder is het cruciaal om operationele processen zeer efficiënt te laten verlopen. Voor GARBE, een toonaangevende vastgoedbeheerder in de logistieke sector, was het efficiënt beheren van hun logistieke portefeuille een prioriteit. Voordat ze starten met Omniboxx, werd relatief veel tijd besteed aan tijdrovende handmatige processen die de gewenste ambitieuze groeidoelstellingen in de weg kon staan. Gelukkig bood Omniboxx een oplossing die de efficiency van operationele activiteiten flink zou verbeteren. We gingen met GARBE in gesprek over hun eerste ervaringen met Omniboxx en of ze al iets kunnen vertellen over de eerste resultaten.

Over GARBE

GARBE Idustrial Real Estate, een prominente vastgoedmanager onder andere in de logistieke sector, is een vastgoedbedrijf dat zich richt op het ontwikkelen en actief beheren van logistiek en industrieel vastgoed. GARBE opereert in heel Europa en heeft een snelle groei doorgemaakt in de afgelopen jaren. Door het gebruik van een systeem waarbij veel handmatige handelingen moesten worden verricht, werd vanwege de snelle groei de wens naar een efficiënter systeem steeds groter.

De klantengroep van GARBE bestaat enerzijds uit huurders en anderzijds uit investeerders. Het is voor GARBE erg belangrijk dat investeerders tijdig, volledig en transparant geïnformeerd worden over de performance van het vastgoed dat deze investeerders in eigendom hebben. Klaas de Graaf, Head of Finance bij GARBE: “Met Omniboxx was dit efficiënter te organiseren, omdat de operationele processen zoveel mogelijk worden ‘afgedwongen’ of geregeld worden in het systeem.”

GARBE denkt daarnaast dat ze hun huurders beter kunnen bedienen door te werken met Omniboxx. Klaas de Graaf: “Door afname van handmatige activiteiten kunnen wij sneller werken en is de kans op menselijke fouten in het proces kleiner. Hierdoor kunnen we planmatig, gestructureerd, tijdig en correct factureren, aanmanen en bijvoorbeeld ook veel sneller de servicekosten afrekenen.

Omniboxx is continue in ontwikkeling

Met name de doorontwikkeling van Omniboxx de afgelopen jaren viel bij GARBE in goede aarde. Toen GARBE in 2023 een keuze ging maken voor een nieuw property management systeem was de doorslaggevende factor dat op dat moment het systeem op gebied van functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid beter scoort dan vergelijkbare systemen. Een belangrijke reden was ook dat de ontwikkelingen bij Omniboxx niet stilstaan en er dagelijks ontwikkeld wordt om het systeem te laten aansluiten bij de wensen van gebruikers. Klaas de Graaf: “Onze verwachtingen van Omniboxx waren hoog en zeker na het zien van de demo’s. Op dit moment zijn deze dan ook waargemaakt.”

Hoe verliep de samenwerking?

Mhamed Akalliche, datamanager bij GARBE: “De samenwerking met Omniboxx hebben wij als zeer prettig ervaren. De communicatie verliep goed en soepel. De snelheid waarmee geschakeld kan worden als het moet was snel en oplossingsgericht. Uiteindelijk duurde de implementatie wat langer dan gepland vanwege te weinig capaciteit aan de kant van beide partijen. Maar door goede communicatie konden we uiteindelijk relatief snel profiteren van de voordelen van Omniboxx.”

Operationele processen optimaliseren met een property management systeem

Door de aanschaf van het property management systeem van Omniboxx, kon GARBE de portefeuille op operationeel niveau efficiënter gaan managen. Hierbij werden facturering, prolongatie, indexatie, aanmaningen, betalingen, communicatie en de afrekening van servicekosten zoveel mogelijk geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Het elimineren van handmatige handelingen en het automatiseren van cruciale taken zoals prolongatie, facturering en communicatie, heeft geholpen om aanzienlijke besparingen te realiseren in tijd, geld en energie. Binnen de organisatie maken property- en assetmanagers, de datamanager en financiële medewerkers van GARBE nu gebruik van Omniboxx om hun dagelijkse taken uit te voeren.

Tijdswinst bij prolongatie- en facturatieproces én afname in menselijke fouten

Op de vraag of GARBE al concrete resultaten ziet door het gebruik van Omniboxx kan nog geen volledig antwoord gegeven worden. GARBE heeft het systeem pas recent in gebruik genomen. Wel constateren ze op dit moment de belangrijkste besparingen bij het prolongatie- en facturatieproces. GARBE schat in dat de tijdswinst ongeveer vier uur per week is door de overstap van handmatige naar automatische facturatie. Ze verwachten op korte termijn ook resultaten te zien bij andere processen.

De besparing vertaalt zich niet alleen in tijdswinst, maar ook de kans op menselijke fouten is afgenomen. Deze verbeteringen hebben niet alleen bijgedragen aan een efficiënter beheer, maar hebben ook geleid tot concrete kostenbesparingen en een verbeterde klanttevredenheid.

Mhamed Akalliche: “Omniboxx is een prettige partij om mee samen te werken. We hebben korte lijnen en het is een flexibel bedrijf. De mensen die er werken denken altijd oplossingsgericht mee en zijn flexibel. Ze bieden een mooi product met focus op groei en productverbetering. De grote kracht zit in de eenvoud van de applicatie, ondanks de uitgebreide functionaliteiten die het pakket te bieden heeft.”